La Gestión Documental en la Transformación Digital 2019

La transformación digital es un término que cada vez toma más presencia en las empresas, organizaciones e instituciones públicas y su finalidad es facilitar los procesos que se ejecutan dentro de estas organizaciones y así hacer más rápida y fácil las gestiones de empleados con los clientes.

Existen muchos elementos que ayudan a las empresas a automatizar y facilitar procesos, uno de los más utilizados por las grandes empresas son los gestores documentales que proporciona gran cantidad de herramientas que liberan a los empleados de tareas repetitivas.

Un gestor documental puede tener más de 50 funcionalidades que proveen a tu empresa la capacidad de capturar, gestionar, automatizar, indexar y almacenar gran cantidad de documentos que pueden ser estructurados para hacerlos disponibles a toda la organización a cualquier hora desde cualquier dispositivo.

Para este año las tendencias de gestión documental no varían mucho del año 2018, pero se prevé que se perfeccione y se termine de consolidar las tendencias, entre ellas están:

 

Soporte en la nube: Las bondades de tener un paperless en la nube brinda múltiples beneficios, principalmente la disponibilidad de tener 24×7 los documentos para un rápido u fácil acceso.

 

Integración a redes sociales:  Las redes sociales no solo se utilizan para postear contenido, en la actualidad también funcionan como herramientas que enlazan datos con aplicaciones, como lo es el caso de loguear un usuario solo iniciando sesión en facebook, twitter o google. Hoy en día, la tecnología social es tanto una herramienta profesional como personal.

 

Diseño Responsive: La tecnología móvil cada vez abarca más terreno en el mundo tecnológico, es por ello que las tendencias paperless deben adaptarse lo mejor posible a dispositivos para brindar una experiencia totalmente móvil a los usuarios.

 

Acceso a clientes: Los sistemas de gestión documental no deben estar enfocados solo para ser mostrado internamente, para sacar máximo provecho, estos gestores deben dar acceso a clientes para que estos puedan gestionar y realizar búsquedas de archivos de interés para ellos.

 

Colaboración en un ambiente: La colaboración es un factor importante en las tendencias de los gestores documentales. Anteriormente esta función se aplicaba mediante correo, pero vuelve más engorroso a la hora de ubicar alguna versión de un archivo. Cuando estás colaborando dentro de un único espacio social, estos problemas desaparecen.

 

Flujos de trabajo y gestión de proyectos en una plataforma: Estas herramientas son de gran utilidad dentro de las organizaciones, pero por lo general no convergen dentro de una sola plataforma y los usuarios deben iniciar sesión en distintos software. La unificación de flujos de trabajo, comunicación y gestores de documentos son una importante solución para los gerentes de proyectos al integrar toda esta programación en una  sola plataforma.

 

Escalabilidad: Mientras las empresas crecen los sistemas con los que iniciaron también deberían crecer. El software ideal de gestión de documentos debe ofrecer la capacidad para realizar transición sin problemas según el tamaño de la organización.

 

Servicios más asequibles: Gracias a la expansión tecnológica, los servicios que rodean esta solución de negocios deben ser más asequibles para las empresas. La computación en la nube y los avances en tecnología han hecho posible la compra de soluciones de software de gestión de documentos de referencia y de intranet sin romper el banco.

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