7 razones para implementar un sistema de gestión documental
Todas las empresas generan gran cantidad de documentación importante, por lo que en todas existe cierto nivel de Gestión Documental, ya sea a través de un sistema tecnológico o de forma manual, intentando ser sistemas eficientes que respondan rápidamente a las solicitudes y requerimientos particulares de cada empresa, tarea difícil en un mercado cada vez más exigente y conectado. Es por esto que se ha vuelto necesario adaptarse a la transformación tecnológica que han sufrido la mayoría de los procesos empresariales.
Desde nuestra experiencia con Docux, conocemos los beneficios de implementar un gestor de los procesos de documentos físicos y electrónicos en distintas áreas de la empresa, y hemos seleccionado las 7 más importantes:
1 – Reducción de costos, una de las principales características que uno espera al adoptar cualquier sistema es poder realizar y mejorar cómo se realizan las mismas tareas con menor costo económico a largo plazo.
2 – Mejorar relación con clientes y proveedores, a través de la automatización se puede garantizar el cumplimiento de plazos y la seguridad de la información.
3 – Aumentar eficacia de las áreas, se automatizan procesos que antes eran manuales y se transforman en tareas que requieren menor tiempo, mejorando considerablemente los resultados.
4 – Aumento de productividad, como mencionamos, los procesos se vuelven más eficientes, los tiempos se reducen y la productividad total aumenta.
5 – Facilitar cobros, se agiliza la entrega de facturas y documentación relacionadas a contratos y cobros, evitando retrasos en pagos y negocios para tu empresa.
6 – Disminución de almacenamiento, muchas empresas ocupan mucho espacio y recursos para almacenar todos sus documentos, gasto que puede ser bastante significativo. Con la digitalización de documentos esta necesidad puede desaparecer o disminuir en gran porcentaje.
7 – Localiza rápidamente cualquier documento, esta tarea tan simple se transforma en un paso de un par de segundos, se simplifica completamente, y se olvida todo el tiempo que uno haya gastado en buscar un sólo documento.
El correo electrónico, las carpetas personales, las memorias flash, entre otros, existen muchos “nichos” personales de información aislada en cualquier empresa, que hacen que la información no sea accesible a las personas que realmente la necesitan, por este motivo la información, o no se comunica, o se duplica y el tiempo de la creación, consulta y destrucción de dicha información se multiplica en función de las necesidades de cada empleado.