El camino de la transformación digital no es una tarea fácil de afrontar. Al digitalizar procesos y documentos, se obliga a hacer un gran cambio de paradigma dentro de las instituciones, y esto afecta tanto a los empleados públicos y a los ciudadanos que están acostumbrados a asistir al recinto para tramitar un documento. 

 

Este cambio puede ser perjudicial para la institución o municipalidad, pero depende del método de implementación que se realice y también de cómo se maneje la gestión de cambio. Una correcta capacitación a los funcionarios públicos harán que aprendan y retomen sus funciones en cuestión de días. 

 

Ahora bien, el foco principal no es solo la gestión que se realiza en cuanto a implementación de tecnología, sino, la tecnología o en este caso la plataforma misma. El encargado TI de una institución o municipalidad debe conocer a profundidad las necesidades del recinto público, para que este, en conjunto con los consultores TI logren hacer un levantamiento de todas las necesidades internas o externas. 

 

El foco del Gobierno, ha estado dirigido hacia la eliminación de documentos. Pero estos documentos por sí solos no tienen ningún valor para la organización, estos deben estar acompañados por un proceso que inicie desde el momento de digitalización hasta que llegue a manos del usuario final, todo esto de manera automatizada para hacerlo más expedito. 

 

 

Necesidades del sector público 

 

Como empresa de tecnología, Apiux se ha posicionado por todas las soluciones brindadas en empresa privada y sobretodo al sector público, atendiendo puntualmente a las necesidades de cada cliente. 

 

Una de las necesidades más escuchadas en el tiempo de trayectoria de Apiux, ha sido la creación de un gestor documental que esté acompañado de un motor de procesos, todo esto en una misma herramienta.

 

Atendiendo a estas necesidades, Apiux ha creado Docux, un gestor de documentos y gestor de procesos que se adapta a las necesidades de cada área de la institución, como recursos humanos, gestión, oficina de partes, gestión de reclamos entre otros. 

 

Este sistema funciona con la asignación de reglas de negocio en el proceso, para así establecer un ciclo de vida según el tipo de documento ingresado. 

 

Docux fue desarrollado en código abierto, lo que expande las posibilidades de integrar futuras soluciones a medida que pasa el tiempo, siendo una herramienta totalmente flexible gracias a todas las integraciones que puede hacerse con ella. 

 

Para las instituciones, es ideal implementar soluciones rápidas, efectivas y fáciles de usar, para que esto se vea reflejado en una mejor gestión interna, haciendo los procesos mucho más efectivos. 

 

Jesús Fuentes – Apiux